Artículo sobre cómo hacerlo

WhatsApp Business Múltiples Usuarios: Una guía de cómo hacerlo [agosto de 2021]

Serene Tan
Responsable de contenidos, Respond.io
21 de septiembre de 2020

¿Cómo puedo utilizar WhatsApp Business con varios usuarios? ¿O se puede utilizar WhatsApp Business en varios dispositivos? Parece una pregunta bastante sencilla, ¿verdad? Por desgracia, WhatsApp ha complicado la respuesta. En este artículo, explicaremos los problemas de los usuarios múltiples de WhatsApp Business, el porqué de su existencia y la solución para utilizar WhatsApp Business en varios dispositivos según el tipo de empresa que se maneje.

WhatsApp Business Múltiples Usuarios: Cómo utilizar WhatsApp Business con varios dispositivos

Cómo utilizar WhatsApp Business con varios usuarios

El uso de WhatsApp Business con varios usuarios o en varios dispositivos depende del producto de WhatsApp que esté utilizando: la App de WhatsApp Business o la API de WhatsApp Business. Cada plataforma tiene su propio método para añadir usuarios y dispositivos adicionales.

Para utilizar WhatsApp Business con varios usuarios o en varios dispositivos, depende del producto de WhatsApp que utilice. WhatsApp tiene dos productos diferentes para empresas: la aplicación WhatsApp Business y la API de WhatsApp Business.
WhatsApp Business múltiples dispositivos: App de WhatsApp Business y API de WhatsApp

Aunque la aplicación WhatsApp Business es fácil de configurar, WhatsApp no la diseñó inicialmente para múltiples usuarios. Por otro lado, la API de WhatsApp Business tiene un coste asociado y tendrás que conectarla a un CRM como respond.io para empezar a utilizarla.

Independientemente de que utilices la App de WhatsApp Business o la API de WhatsApp Business, vamos a mostrarte la mejor manera de utilizar WhatsApp Business para varios usuarios.

Múltiples usuarios de WhatsApp Business: De uno a dos usuarios

Cuando un negocio es pequeño, el propietario suele ser el que habla con los clientes. Esto es algo para lo que WhatsApp Business App es excelente. De hecho, pequeñas empresas de todo el mundo, como Cozinha da Loli, una panadería brasileña, utilizan la aplicación para atender a los clientes.

La aplicación WhatsApp Business estaba pensada para un dispositivo y un usuario.
Características de la aplicación WhatsApp Business

Entonces, ¿cómo podemos utilizar WhatsApp Business para varios usuarios en la aplicación? Hay algunas soluciones, pero todavía no hay nada que se pueda utilizar. La aplicación funciona en un dispositivo con un usuario, y no se puede tener WhatsApp Business en dos dispositivos al mismo tiempo.

Sin embargo, parece que WhatsApp pronto permitirá a los usuarios de la app iniciar sesión con hasta 4 dispositivos con la misma cuenta a la vez. Esta nueva función aún está en Beta y no está disponible públicamente todavía. La fecha de lanzamiento es desconocida, pero actualizaremos este espacio una vez que salga.

Cómo añadir un usuario adicional mediante WhatsApp Web

Por ahora, aunque la aplicación WhatsApp Business está pensada para un solo usuario, es posible que varias personas la utilicen. Una forma es pasar el teléfono de un lado a otro, pero esto es engorroso y permitirá que tus empleados vean tus otros mensajes.

Otra forma es utilizar WhatsApp Web o WhatsApp Desktop App. Esto es lo mismo que usar WhatsApp Web o Desktop App para su cuenta personal de WhatsApp, excepto que usted abre el chat en uno de los ordenadores de sus empleados. Así es, sólo se permite un PC.

Una de las formas de conseguir múltiples usuarios de WhatsApp Business es utilizar la aplicación WhatsApp Business en el teléfono y luego abrirla en el ordenador de los otros usuarios mediante WhatsApp Web
WhatsApp Business PC: WhatsApp Business Web y WhatsApp Business Desktop

Aunque no es lo ideal, con esta configuración puedes tener a un empleado respondiendo a los mensajes desde su ordenador mientras tú lo supervisas desde el teléfono. Para una pequeña empresa en crecimiento, esta es una solución barata y práctica para responder a los mensajes de WhatsApp.

Pero una vez que WhatsApp lance las funciones de usuarios múltiples para la app, las pequeñas empresas podrán por fin abrir WhatsApp Web en hasta cuatro dispositivos simultáneamente y utilizar WhatsApp Business para equipos.

Los usuarios vinculados también pueden archivar, silenciar y eliminar mensajes desde un dispositivo complementario. Para muchas pequeñas empresas, este es el avance que estaban esperando.

Añadir un usuario adicional en otro teléfono

Aunque no lo recomendamos, técnicamente hay una forma de utilizar un segundo teléfono para añadir un usuario adicional si no tienes un ordenador a mano. Puedes hacerlo abriendo WhatsApp Web en el navegador de tu teléfono.

Para ello, navega a web.whatsapp. com en tu segundo teléfono. En la configuración del navegador, marca Sitio de escritorio. Ahora, escanea el código QR con tu segundo teléfono. Sin embargo, este método no es fácil de usar, ya que tendrás que acercarte y alejarte para responder a los mensajes.

Es posible utilizar WhatsApp Web en el teléfono para obtener WhatsApp Business para varios usuarios, pero la experiencia es mediocre. Esta es una forma de utilizar WhatsApp Business en dos teléfonos.
Uso de WhatsApp en dos teléfonos: WhatsApp Business Web en el móvil

En realidad, recomendamos utilizar WhatsApp Web en un ordenador en lugar de utilizar este método. Sin embargo, una vez que necesite utilizar WhatsApp Business con varios usuarios o más de dos usuarios, tendrá que actualizar el uso de la API de WhatsApp para su empresa.

WhatsApp Business Múltiples Usuarios: Equipos de usuarios

La API de WhatsApp resuelve el problema de los usuarios múltiples de WhatsApp Business, ya que permite a las grandes empresas utilizar WhatsApp Business en varios dispositivos al mismo tiempo.

Para obtener la API de WhatsApp, el producto se ofrece a través de socios y tiene diferentes precios según el socio de WhatsApp que elijas.

A diferencia de WhatsApp Business App, la API no tiene una interfaz. Para utilizarla, tendrás que conectarte a una bandeja de entrada de WhatsApp como respond.io. Una vez que haya conectado la API de WhatsApp a una bandeja de entrada, podrá añadir varios agentes en WhatsApp para empresas.

En resumen, para utilizar la API de WhatsApp Business con varios usuarios necesitarás

Una vez que los tengas listos, asegúrate de conectar tu cuenta de la API de WhatsApp.

Añadir usuarios y organizar equipos

Tras conectar tu cuenta de la API de WhatsApp a respond.io, añadir usuarios es muy sencillo. Para empezar, vaya a Ajustes > Usuarios > Añadir Usuarios. A continuación, puedes asignar roles, incluyendo Propietarios, Gestores y Agentes.

Las cosas son sencillas una vez que te conectas a respond.io. Puedes añadir, gestionar y eliminar usuarios fácilmente con sólo un clic. Si tienes un nuevo usuario, simplemente invítalo a tu equipo. Así es como se añaden varios usuarios con la API de WhatsApp y se resuelve el problema de los usuarios múltiples de WhatsApp for Business.
Agentes múltiples de WhatsApp Business: Selección de un rol para un nuevo usuario

Los propietarios tienen el control total para gestionar cualquier configuración, mientras que los gestores tienen acceso a la mayoría de las funciones, excepto las de misión crítica. Mientras que los Agentes sólo tienen acceso a los mensajes de respuesta.

Una vez hecho esto, su grupo de Agentes puede ahora enviar y responder a los mensajes de WhatsApp con un solo número. Se acabó el compartir o pasar teléfonos de un lado a otro, y no hay que preocuparse de que se desconecten o cierren la sesión de WhatsApp Web.

Para mayor comodidad, cada usuario también puede responder a los mensajes desde el escritorio o utilizar la aplicación respond.io para Android e iOS. Esto resuelve el problema de WhatsApp Business en múltiples dispositivos para aquellos que están en movimiento o están actualmente lejos de sus escritorios.
Respond.io WhatsApp Business Mobile App para múltiples usuarios

Para mayor comodidad, cada usuario también puede responder a los mensajes desde el escritorio o utilizar la aplicación respond.io para Android e iOS. Esto resuelve el problema de WhatsApp Business en múltiples dispositivos para aquellos que están en movimiento o están actualmente lejos de sus escritorios.

Si tienes varios equipos en el mismo espacio, organízalos añadiendo y eliminando un equipo, cambia el nombre y la descripción y añade o elimina usuarios. Si tienes una larga lista de equipos, también hay una función de búsqueda de equipos para ayudarte a navegar rápidamente.
Agentes múltiples de WhatsApp Business: Gestión de equipos

Después de añadir varios usuarios a la plataforma, es posible que desee organizar sus usuarios en equipos. Los equipos ayudarán a distribuir los contactos entrantes a los usuarios adecuados.

Asignación de contactos: Asignación manual

Para las empresas con equipos pequeños que responden a los mensajes de WhatsApp, recomendamos la estrategia de picking. Esta estrategia es sencilla, cada contacto de WhatsApp que necesite respuesta aparecerá en la lista de pendientes. Los agentes pueden responder o asignar a otra persona.

Al responder al mensaje, los Contactos serán asignados a ese Agente automáticamente. De lo contrario, el Contacto puede ser asignado a un Usuario fácilmente usando el desplegable de Asignación ya que los Usuarios están organizados por Equipo.

Con respond.io, los agentes pueden elegir contactos o tener un contacto asignado automáticamente.
WhatsApp Business Múltiples Dispositivos: Trabajar con los contactos

Una vez que el agente haya terminado con el contacto, puede marcarlo como Hecho. En el futuro, si el mismo contacto vuelve a enviar mensajes, se marcará como Pendiente y el proceso volverá a empezar.

Asignación de contactos de WhatsApp: Asignación automática

Una vez que tenga un volumen realmente alto de contactos, el uso de la estrategia de selección ya no es factible, ya que los contactos llegarán más rápido de lo que usted puede seleccionarlos. Para empresas grandes como esta, se debe utilizar la Autoasignación.

Las grandes empresas con un gran volumen de mensajes en la bandeja de entrada no pueden permitirse el lujo de elegir o asignar manualmente los contactos. En este caso, sólo es factible que los contactos se autoasignen a los agentes.
Agentes múltiples de WhatsApp Business: Habilitación de la asignación automática

Hay dos modos de asignación automática: Round Robin o Asignar al usuario con menos contactos. Para garantizar que todas las consultas se respondan de manera oportuna, seleccione Asignar sólo a usuarios en línea, y a los usuarios que estén desconectados u ocupados no se les asignará ningún contacto.

Estos son los aspectos básicos para empezar a utilizar WhatsApp Business Multiple Devices. Si tienes alguna pregunta sobre lo que hemos escrito aquí, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

WhatsApp para empresas con múltiples usuarios: Infografía

Esta infografía describe todo lo que necesita saber sobre los usuarios múltiples de la cuenta de WhatsApp Business y cómo añadir usuarios y dispositivos adicionales a su aplicación de WhatsApp Business y a su cuenta de la API de WhatsApp Business.
Cómo usar WhatsApp Business en varios dispositivos

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