¿Quieres configurar la respuesta automática de WhatsApp para tu empresa? Has llegado al lugar adecuado. En este artículo, explicaremos qué es la respuesta automática de WhatsApp, cómo configurar respuestas automáticas en WhatsApp Business App y WhatsApp Business API y le proporcionaremos un ejemplo de mensaje de respuesta automática.

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Qué son las respuestas automáticas en WhatsApp

La respuesta automática en WhatsApp es una función que permite a las empresas enviar mensajes automáticos cuando no están disponibles para responder a los mensajes entrantes de WhatsApp.

Hay dos tipos comunes de mensajes de respuesta automática para WhatsApp:

• Mensajes de bienvenida: Mensajes de bienvenida que las empresas envían cuando los clientes inician una conversación por primera vez o después de 14 días.
• Mensajes deausencia: Mensajes que responden a los clientes fuera del horario comercial

Como empresario, los mensajes de respuesta automática son una función muy útil. En la siguiente sección, te explicaremos cómo ayuda a tu negocio.

¿Por qué utilizar la respuesta automática de WhatsApp?

La gente espera que la comunicación por mensajería instantánea sea inmediata, sin importar la hora del día. Sin embargo, esto no siempre es posible debido a las horas de funcionamiento limitadas, la escasez de personal, las largas colas de espera, etc.

WhatsApp ha puesto en marcha una solución en forma de respuestas automáticas. Las empresas pueden mejorar el servicio al cliente informándole de su disponibilidad y también mejorar los tiempos de respuesta para aumentar la satisfacción del cliente.

Usar respuestas automáticas en WhatsApp tiene muchas ventajas, entre ellas:

• Establezca expectativas de tiempo de respuesta informando a los clientes sobre su disponibilidad
• Causar una buena primera impresión a los nuevos clientes con un mensaje de bienvenida rápido y cálido.
• Recopile información del cliente con una encuesta previa al chat para que los agentes puedan seguir la conversación

Aunque las respuestas automáticas de WhatsApp tienen mucho que ofrecer a las empresas, también deben ser conscientes de sus defectos. Vamos a comprobarlo a continuación.

Limitaciones de las respuestas automáticas de WhatsApp

En primer lugar, las respuestas automáticas de WhatsApp funcionan mejor para mensajes sencillos y puntuales. Para mensajes o consultas complejas, necesitarás que un humano o un agente de IA responda a los mensajes de los clientes.

Además, las respuestas automáticas sólo funcionan como respuesta inicial. No pueden hacer un seguimiento de las consultas de los clientes. Asegúrese de que sus clientes sepan que un agente se pondrá en contacto con ellos en el mensaje de respuesta automática.

Por último, las opciones de personalización son limitadas. Aunque se pueden personalizar los mensajes, no se puede llegar muy lejos. Las opciones de personalización se limitan a elementos como el nombre del cliente.

Ahora que ya conoces las ventajas y limitaciones de las respuestas automáticas en WhatsApp, veamos cómo configurarlas.

Cómo configurar la respuesta automática en WhatsApp Business Solutions

Las empresas crean respuestas automáticas para garantizar a los clientes que no están desatendidos, para gestionar las expectativas de tiempo de respuesta y para mejorar la experiencia del cliente. Sin embargo, solo está disponible para las soluciones de WhatsApp Business.

Las empresas pueden configurar respuestas automáticas para los mensajes entrantes en WhatsApp a través de:

• WhatsApp Business Aplicación
• WhatsApp Business API

A continuación, le guiaremos a través de los pasos necesarios para configurar la respuesta automática en WhatsApp. Empecemos con la aplicación WhatsApp Business.

Cómo configurar la respuesta automática en WhatsApp Business App

En esta sección, vamos a repasar el proceso de cómo configurar respuestas automáticas en WhatsApp Business App.

Para configurar un mensaje de bienvenida, vaya a Herramientas de empresa, seleccione Mensaje de bienvenida, elabore su mensaje y guarde los cambios. También puedes elegir quién recibe tus mensajes de bienvenida incluyendo o excluyendo a determinados contactos.

A continuación, para configurar y activar un mensaje de ausencia, vaya a Herramientas de empresa, seleccione Mensaje de ausencia, personalice su mensaje y guarde los cambios.

A continuación, tienes que seleccionar una de las tres formas de cronometrar tus mensajes de ausencia:

• Enviar siempre: Utilízalo si estás disponible durante un periodo prolongado.
• En un horario personalizado: Esto es para respuestas automáticas que deben enviarse a una hora determinada del día.
• Fuera de su horario comercial: Fíjalo cuando tu negocio no esté en funcionamiento.

Sin embargo, la respuesta automática para WhatsApp Business App viene con algunos inconvenientes, incluyendo:

• Imposibilidad de personalizar las respuestas automáticas para distintos grupos de destinatarios.
• Los mensajes de ausencia sólo funcionan durante las horas predefinidas fuera del horario comercial
• Imposibilidad de integrar software de terceros para aumentar la automatización.

Al fin y al cabo, WhatsApp Business App tiene sus limitaciones. Su función de respuesta automática solo puede dar la bienvenida a un nuevo cliente y anunciar que tu negocio está cerrado y cuándo esperar una respuesta.

Esto es suficiente si dirige una pequeña empresa. Pero a medida que su negocio crezca, necesitará utilizar WhatsApp Business API en su lugar. En la siguiente sección, hablaremos de cómo utilizarlo con respond.io.

Cómo crear respuestas automáticas en WhatsApp Business API en respond.io

Para empresas más grandes, se necesita una plataforma que ofrezca funciones avanzadas que ayuden a automatizar los mensajes: aquí es donde entra WhatsApp Business API .

Con WhatsApp Business API, las empresas pueden automatizar las respuestas basadas en las consultas de los clientes, capturar la información de los clientes y automatizar las ventas y la atención al cliente, lo que a su vez aumenta el compromiso y la satisfacción de los clientes.

Antes de configurar la respuesta automática en WhatsApp Business API con el módulo Workflows derespond.io, deberá conectar una cuenta de WhatsApp API a respond.io.

Ahora, siga el paso a paso sobre cómo configurar la respuesta automática en WhatsApp Business API.

1. Busque Flujos de trabajoen el menú de navegación lateral y haga clic en Añadir flujo de trabajo.

2. Establezca el Activador de flujo de trabajo en Conversación abierta.

3. Añada la Paso de fecha y hora para establecer su horario comercial.

Los mensajes que se envíen durante el horario laboral irán a la Rama de Éxito, mientras que los mensajes que se envíen fuera del horario laboral irán a la Rama de Fallo.

4. Haga clic en el botón + bajo las ramas Éxito y Fracaso para añadir Enviar un mensaje.

Asegúrate de seleccionar WhatsApp como canal. Por último, redacta el saludo y los mensajes de despedida en Texto.

5. Añada el paso Hacer una pregunta para obtener la información de los clientes y poder ponerse en contacto con ellos más adelante.

Las respuestas pueden guardarse como Variables, Campos de contacto o Etiquetas para utilizarlas en otras partes del Flujo de trabajo. Una vez que haya configurado su flujo de trabajo, guárdelo y publíquelo.

Ahora que ya sabes cómo configurar la respuesta automática en WhatsApp, estás listo para empezar, ¿verdad? No hasta que veas las mejores prácticas a la hora de crear una.

WhatsApp Auto Reply: Buenas prácticas

Es fundamental que todos los mensajes sean correctos, incluso las respuestas automáticas. Evite los mensajes impersonales o genéricos, ya que los clientes esperan una interacción que suene humana. Aquí tienes cinco prácticas que puedes seguir para elaborar un mensaje de respuesta automática sencillo pero eficaz:

• Acuse de recibo: Utilice mensajes de respuesta automática para acusar recibo del mensaje de un cliente, asegurándole que lo ha recibido y que será atendido.
• Dé un plazo claro: Haz saber a los usuarios si pueden esperar una respuesta durante el horario laboral o si hay algún retraso. Especifique este retraso y evite frases como "Nos pondremos en contacto con usted lo antes posible".
• Claro y conciso: Las respuestas automáticas deben ser breves y concisas. Incluye solo la información esencial presentada de forma clara y fácil de entender.
• Personalice cada mensaje: Haga que cada mensaje parezca personal. Utilice el nombre de su cliente y otros detalles relevantes para enviar mensajes personalizados. En respond.io, puede utilizar marcadores de posición denominados variables dinámicas para incluir nombres de clientes, fechas, números de pedido y mucho más.
• Comuníquese con la voz de su marca: Asegúrese de que sus mensajes de respuesta automática de WhatsApp reflejen la voz única de su marca. Adapte el tono, el lenguaje y el contenido a la personalidad y los valores de su marca para mejorar el reconocimiento de los clientes.

Teniendo en cuenta estas buenas prácticas, le ofrecemos ejemplos de mensajes que puede utilizar en distintas situaciones.

Ejemplo de mensaje de respuesta automática de WhatsApp: 15 ejemplos que puedes utilizar

Hay muchas maneras de elaborar una respuesta automática para los clientes en WhatsApp Business. Puede adaptarse a diferentes situaciones o resultados deseados.

Por lo tanto, hemos categorizado cinco tipos de situaciones: mensajes de saludo, mensajes de despedida, captación de clientes potenciales, actualizaciones comerciales y mensajes estacionales. Aquí tienes 15 ejemplos de mensajes de respuesta automática de WhatsApp que deberías utilizar.

Mensajes de felicitación WhatsApp Auto Reply Sample

Los mensajes de bienvenida son la primera oportunidad de causar una buena primera impresión. Deben ser acogedores e informativos y establecer el tono de la conversación.

1. "¡Hola 👋! Gracias por ponerte en contacto con [nombre de la empresa]. ¿En qué podemos ayudarle hoy?"
2. "¡Hola! Bienvenido a [nombre de la empresa]. Tenemos todas sus necesidades en IT bajo un mismo techo. Vamos a empezar. 😃"
3. "¡Saludos de [nombre de la empresa]! Estamos aquí para ayudarle. Cuéntenos más sobre lo que está buscando".

Away Message WhatsApp Auto Reply Ejemplo

Los mensajes de ausencia son cruciales para gestionar las expectativas de los clientes cuando usted o sus agentes no están disponibles. Deben informar a los clientes de tu ausencia y de cuándo pueden esperar una respuesta.

1. "¡Hola! Actualmente estamos fuera de línea. Nuestro horario comercial es [insertar horario]. Le responderemos en 24 horas".
2. "Gracias por enviarnos un mensaje. Ahora mismo no estamos en la oficina, pero le responderemos a primera hora de la mañana. Si necesitas algo más rápido, visita nuestra página de preguntas frecuentes enlazada aquí."
3. "¡Hola! Nos has pillado fuera de horario. Deja tu mensaje y te responderemos enseguida en nuestro horario laboral [insertar horario]".

Captación de clientes potenciales Muestra de respuesta automática de WhatsApp

Los mensajes eficaces de captación de clientes potenciales pueden ayudarle a recopilar información esencial y mostrar a los clientes potenciales que valora su interés.

1. "¡Gracias por su interés en nuestros servicios! ¿Podría facilitarnos su nombre y correo electrónico para que podamos enviarle más información?"
2. "Nos encantaría ponernos en contacto con usted. Para empezar, ¿podría compartir algunos detalles sobre lo que está buscando?".
3. "¡Hola! Vamos a darle la información que necesita. Deje sus datos de contacto y nos pondremos en contacto en breve".

Actualizaciones de negocios WhatsApp Auto Reply Sample

Utilice estos mensajes para informar a los clientes sobre actualizaciones importantes de la empresa, como una emergencia o un retraso en los tiempos de respuesta. Sea proactivo para gestionar las expectativas de los clientes y garantizarles una experiencia más fluida.

1. "Estamos actualizando nuestro sistema para servirle mejor. Nuestros servicios no estarán disponibles temporalmente hasta [fecha y hora]. Gracias por su paciencia".
2. "Actualmente estamos experimentando un alto volumen de mensajes. Responderemos a tu mensaje lo antes posible".
3. "¡Hola! Le pedimos disculpas por la interrupción que está experimentando con nuestro [servicio]. Nuestro equipo está trabajando activamente para resolver el problema lo antes posible. Anticipamos una resolución en la próxima hora y agradecemos su paciencia. Gracias por su comprensión".

Mensajes de temporada WhatsApp Auto Reply Sample

Los mensajes estacionales son una forma estupenda de conectar con los clientes a un nivel más personal durante las fiestas o acontecimientos especiales. También es una época en la que las empresas

1. "¡Felicidades navideñas! 🎄 El equipo de [nombre de la empresa] está aquí para ayudarte con tus compras festivas. Háganos saber cómo podemos hacer que su experiencia sea más feliz."
2. "¡Feliz año nuevo de parte de [nombre del negocio]! 🎉 Como agradecimiento a todos nuestros clientes, ¡aquí tienes un vale del 30% al comprar en nuestra app!".
3. "Felices fiestas de parte de la familia de [nombre de la empresa]. Estamos de vacaciones y volveremos el [fecha].

Para empezar, todo lo que necesita hacer es crear un mensaje de WhatsApp de respuesta automática con una muestra. Desde un mensaje de despedida hasta un ejemplo de mensaje WhatsApp de captación de clientes potenciales, responder a las consultas de los clientes es ahora mucho más fácil.

Como puede ver, configurar respuestas automáticas en WhatsApp es algo más que una simple comodidad. Es un movimiento estratégico para mejorar la interacción con el cliente. Con nuestros ejemplos y directrices, estarás bien equipado para crear respuestas automáticas que resuenen con tus clientes y reflejen la voz única de tu marca.

Entonces, ¿a qué estás esperando? Empieza a enviar mensajes de respuesta automática de WhatsApp en una plataforma de IA conversacional y con la insignia Meta Business Partner. Regístrese para obtener una cuenta gratuita respond.io y conecte su cuenta de WhatsApp API para empezar hoy mismo.

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Lecturas complementarias

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